Kleinunternehmer: absetzbare Anschaffungen - Checkliste & Tipps

Kleinunternehmer: absetzbare Anschaffungen - Checkliste & Tipps Okt, 18 2025

Als Kleinunternehmer möchtest du jeden Euro, den du für dein Business ausgibst, optimal nutzen - und das am besten steuerlich geltend machen. Doch welche Investitionen dürfen wirklich als Betriebsausgaben abgesetzt werden? Dieser Guide zeigt dir konkrete Beispiele, wichtige Kriterien und praktische Tipps, damit du beim Finanzamt nicht ins Stolpern gerätst.

Was kann ein Kleinunternehmer steuerlich absetzen?

Im deutschen Steuerrecht gelten alle Ausgaben, die eindeutig dem Betrieb dienen, als Betriebsausgaben Kosten, die unmittelbar mit der Erzielung von Einkünften zusammenhängen und von der Steuer abgezogen werden können. Das bedeutet, jeder Gegenstand, jede Dienstleistung oder jeder Vertrag, der dein Unternehmen voranbringt, kann potenziell absetzbar sein - vorausgesetzt, er erfüllt die formalen Vorgaben.

Grundlegende Kriterien für die Absetzbarkeit

  • Der Aufwand muss betrieblich veranlasst sein - private Nutzung muss klar getrennt oder nachgewiesen werden.
  • Die Ausgabe muss nachweislich entstanden sein: Rechnung, Zahlungsnachweis und Zweckangabe.
  • Der Betrag muss angemessen sein; überhöhte Kosten werden vom Finanzamt häufig gekürzt.
  • Bei langlebigen Wirtschaftsgütern (mehr als ein Jahr) gilt die Abschreibung (AfA) statt sofortiger Vollabsetzung.
  • Die Ausgabe muss im Wirtschaftsjahr des Entstehens erfasst werden.

Typische absetzbare Anschaffungen

Im Folgenden schauen wir uns die häufigsten Kategorien an, die bei Kleinunternehmern vorkommen.

Büroausstattung Möbel und technische Geräte, die im Arbeitszimmer oder Büro zum Einsatz kommen

  • Schreibtisch, ergonomischer Stuhl und Regale - sofort absetzbare Kosten bis zu 800 € (geringe Wirtschaftsgüter).
  • Monitor, Tastatur, Maus - ebenfalls gelten sie als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG).
  • Beleuchtung und Dekoration, soweit sie primär dem Arbeitsumfeld dienen.

IT‑Hardware und Software Computer, Server, Laptops sowie betriebsrelevante Programme und Lizenzen

  • Laptops und Desktop-PCs können über 3 Jahre linear abgeschrieben werden (AfA 33,33 %).
  • Software‑Lizenzen, die eine Laufzeit von mindestens einem Jahr haben, gelten als sofort absetzbare GWG.
  • Cloud‑Abonnements werden monatlich als laufende Betriebsausgabe erfasst.

Fahrzeug PKW oder Transporter, die überwiegend geschäftlich genutzt werden

Steht das Auto zu mehr als 50 % für betriebliche Fahrten, kannst du die Kosten entweder nach der 1‑%‑Regel (geldwerter Vorteil) oder über ein Fahrtenbuch absetzen. Anschaffungskosten werden über 6 Jahre (AfA 15 %) abgeschrieben.

Telefon‑ und Internetkosten Vertragliche Gebühren für Mobilfunk, Festnetz und Breitband

Ein pauschaler Anteil von 20 % der privaten Grundgebühr gilt als betriebsnotwendig, wenn du keine separate geschäftliche Nummer hast. Bei komplett getrennten Leitungen ist der volle Betrag absetzbar.

Fortbildungskosten Seminare, Online‑Kurse und Fachliteratur, die deine berufliche Qualifikation verbessern

  • Teilnahmegebühren, Reisekosten und Materialien - alles sofort absetzbar.
  • Auch Zertifikatsgebühren zählen, solange sie berufsbezogen sind.

Reisekosten & Verpflegung

Geschäftsreisen dürfen mit Kilometergeld (0,30 €/km 2025) sowie tatsächlichen Verpflegungsmehraufwendungen (bis 28 € pro Tag) abgesetzt werden. Hotelübernachtungen zählen vollständig, sofern sie nachweislich geschäftlich veranlasst sind.

Werbung & Marketing

Ausgaben für Online‑Ads, Flyer, Visitenkarten und Webdesign gelten als sofort abziehbare Kosten, weil sie direkt der Kundengewinnung dienen.

Illustration von Büro‑, IT‑, Fahrzeug‑ und Marketing‑Ausgaben in bunten Icons.

Beispielhafte Grenzwerte und Abschreibungsmethoden

Übersicht: Anschaffung, Abschreibung und Sofortabzug
Ansatz Max. Anschaffungskosten Abschreibung Hinweis
Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) 800 € (bis 2024: 410 €) Sofortiger Vollabzug Einfachere Buchführung, kein AfA‑Plan nötig
Pool‑GWG bis 1.000 € (Gesamtwert) Über 5 Jahre linear (20 % p.a.) Mehrere kleine Geräte zusammenfassen
Abschreibung (AfA) - lineare Methode über 800 € 15 % bis 33,33 % p.a. je nach Nutzungsdauer Standard für langlebige Wirtschaftsgüter
Arbeitsmittel mit 50 % Privatanteil beliebig 1‑%‑Regel oder Fahrtenbuch (bei Fahrzeug) Privatnutzung muss nachgewiesen werden

Praktische Tipps zur Dokumentation

  1. Bewahre jede Rechnung mindestens 10 Jahre auf - digital ist erlaubt, solange sie unverändert lesbar bleibt.
  2. Notiere bei gemischter Nutzung (z. B. Auto) den geschätzten betrieblichen Prozentsatz oder führe ein Fahrtenbuch.
  3. Erstelle für GWG einen separaten kleinen Ordner; das spart Zeit beim Jahresabschluss.
  4. Nutze Buchhaltungssoftware, die Beleg-Upload und Kostenzuordnung automatisiert (z. B. lexoffice, sevDesk).
  5. Führe ein monatliches Check‑In: Welche Anschaffungen stehen an? Welche können bereits jetzt steuerlich geltend gemacht werden?
Hand, die eine Checkliste für Anschaffungen neben Rechnungen und Laptop abhakt.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

  • Privaten Konsum als Betriebsausgabe deklarieren - das führt häufig zu Rückfragen.
  • Keine Aufbewahrungspflicht‑Dokumente - das Risiko von Schätzungen seitens des Finanzamts.
  • Gleichzeitige Nutzung von GWG und AfA - jedes Wirtschaftsgut muss eindeutig einer Methode zugeordnet werden.
  • Versäumen des Jahresabschlusses - verspätete Einreichungen kosten Zeit und Geld.
  • Unklare Zweckangaben in Rechnungen - Formulierung wie „Bürobedarf“ reicht, aber „Büroeinrichtung für Home‑Office“ ist noch besser.

Checkliste für Ihre nächste Anschaffung

  • Ist der Gegenstand betrieblich notwendig?
  • Liegt der Preis unter 800 € (GWG) oder darüber?
  • Wie groß ist die private Nutzung? (Ja/Nein‑Frage für Fahrzeug, Telefon, etc.)
  • Habe ich eine Rechnung mit vollständigen Pflichtangaben?
  • Kann ich den Aufwand sofort absetzen oder muss ich abschreiben?
  • Wurde die Buchung bereits im Buchhaltungsprogramm erfasst?

Fazit

Für Kleinunternehmer ist das Thema Absetzbarkeit kein Hexenwerk, wenn man die Grundregeln kennt und die Dokumentation systematisch angeht. Ob Schreibtisch, Laptop oder Fahrtenbuch - mit den richtigen Nachweisen und den passenden Abschreibungsmethoden bleibt mehr Geld im Unternehmen.

Welche Anschaffungskosten gelten als geringwertiges Wirtschaftsgut?

Bis zu 800 € (seit 2024) können sofort vollständig als Betriebsausgabe abgezogen werden. Das gilt für Büroeinrichtung, Computerzubehör und ähnliche Gegenstände.

Wie finde ich den betrieblichen Nutzungsanteil bei meinem Fahrzeug?

Entweder du führst ein detailliertes Fahrtenbuch (nach § 46 Abs. 1 EStG) oder du nutzt die 1‑%‑Regel. Beim Fahrtenbuch musst du jede geschäftliche Fahrt mit Datum, Zweck, Kilometerstand und Ziel dokumentieren.

Kann ich mein Home‑Office‑Mobiliar komplett absetzen?

Ja, wenn das Arbeitszimmer ausschließlich beruflich genutzt wird. Bei gemischter Nutzung (z. B. gelegentliches Studium) musst du den privaten Anteil schätzen und nur den betrieblichen Teil ansetzen.

Welche Software‑Ausgaben darf ich sofort absetzen?

Alle Lizenzen mit einer Laufzeit von mindestens einem Jahr gelten als GWG und können sofort verbucht werden. Cloud‑Abos werden monatlich als laufende Kosten erfasst.

Wie lange muss ich Unterlagen aufbewahren?

Nach § 147 AO sind geschäftliche Belege zehn Jahre aufzubewahren. Digitale Kopien sind zulässig, wenn sie unverändert lesbar bleiben.

7 Kommentare

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    Elsy Hahn

    Oktober 18, 2025 AT 12:47

    Also, du hast ja schon den perfekten Überblick, warum nicht gleich die GWG-Grenze von 800 € ausreizen? Ein ergonomischer Stuhl kostet die Hälfte, aber du kannst ihn sofort absetzen – so einfach, dass das Finanzamt fast neidisch werden könnte. Denk dran, dass alles, was du wirklich für dein Business brauchst, sofort abzugsfähig ist, solange du die Rechnung hast. Und ja, das ist kein Geheimnis, das jeder Steuerberater dir ins Ohr flüstert.

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    Gisela Sánchez Domínguez

    Oktober 18, 2025 AT 23:53

    Ein Hinweis, der oft übersehen wird: Beim Home‑Office sollte man stets klar zwischen rein betrieblichen und gemischten Nutzungen unterscheiden. Dokumentiere, wenn du den Schreibtisch nur für Kundenprojekte nutzt, dann ist 100 % absetzbar. Bei gemischter Nutzung, etwa für Online‑Kurse, musst du den privaten Anteil schätzen und den restlichen Prozentsatz geltend machen. So bleibt das Ganze sauber für das Finanzamt.

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    Stephan Reiter

    Oktober 19, 2025 AT 09:37

    kannste nich einfach alles abziehen das spart dir viel zeit das finanzeamt schaut halt nich jeder rechnung nach wenns klar is

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    Erika Marques

    Oktober 19, 2025 AT 17:57

    Ich habe gehört, dass das Finanzamt seit Kurzem eine neue Software einsetzt, die jede kleine Ausgabe scannt. Da kann ein bisschen „unter dem Radar fliegen“ schnell auffliegen. Besser alle Belege doppelt prüfen, bevor der Bot sie markiert.

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    Jeff Helsen

    Oktober 20, 2025 AT 00:53

    Hey Leute, vergesst nicht, eure Belege gleich ins digitale System zu laden! Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven, wenn das Finanzamt nachfragt. Und ja, ein kleiner Tipp: Ein bisschen Tippfehler bei den Notizen schadet nix – das System kann das meistens erkennen.

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    Akshata Acharya

    Oktober 20, 2025 AT 09:13

    Stell dir vor, du hast ein neues Laptop für 950 € und das ist kein GWG mehr – du musst es über drei Jahre abschreiben. Trotzdem kannst du die monatlichen Cloud‑Abos komplett absetzen, das gibt dir sofort Liquidität. Also, hohe Anschaffung, aber laufende Kosten sind dein Freund.

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    Claudia Fischer

    Oktober 20, 2025 AT 18:57

    Das ist alles nur Bürokratie‑Müll.

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